חותמת אפוסטיל – אימות מסמכים זרים בישראל ומסמכים ישראלים בחו"ל

כיצד ניתן לקבל חותמת אפוסטיל בישראל או בחו"ל? אלו מסמכים דורשים חותמת זו, ומה ההבדל בין אפוסטיל של משרד החוץ ושל בית משפט השלום? כיצד ניתן לקבל לגליזציה (אימות) למסמכים זרים בישראל? האם מסמכים שעברו תרגום נוטריוני צריכים לעבור אימות נוסף באפוסטיל?

משרד עורכי הדין שלנו מתמחה בנושאי הגירה לישראל אבל גם בהגירה למדינות שונות בחו"ל וקבלת אזרחות זרה, כגון: ארצות הברית, קנדה, בריטניה, דרכון פורטוגל ועוד. אנו נדרשים לעתים קרובות להציג בפני רשויות מדינה מסמכים זרים בארץ ומסמכים שהונפקו בעברית בחו"ל. משום כך, התחלנו להתמחות גם בנושאי תרגום נוטריוני וכל הצעדים הדרושים לאישור מסמכים, על מנת להציגם מחוץ למדינה בה הונפקו. במאמר זה, הנוטריון מיכאל דקר ממשרדנו יסביר למה משמשת חותמת אפוסטיל, כיצד ניתן לקבלה, ואלו סוגי מסמכים דורשים איזה סוג של אימות.

למה בעצם צריך לאמת מסמכים לשימוש בחו"ל?

רוב המסמכים שיש צורך לתרגם ולאמת הם מסמכים רשמיים, מטעם מוסדות המדינה. המסמך הונפק על ידי המדינה למטרה מסוימת לכן כתוב בצורה רשמית וספציפית, לעתים עם חותמת של הפקיד הרלבנטי. מגיש המסמך יכול לפעמים לתרגמו בעצמו לשפת המדינה בה יש להציגו – למה שזה לא יספיק?

כשאדם בישראל (או ברוסיה, ארצות הברית, הודו, מיקרונזיה) פונה לרשויות או לגורמים פרטיים בתוך אותה מדינה ומציג תעודת לידה, תמצית רישום, אישור לימודים ועוד – מסמך אשר הונפק באותה מדינה, בשפה העברית (הרוסית, ההינדי, האנגלית) – אין למקבלי המסמך בעיה לוודא שכל הכתוב במסמך הוא נכון. הפקידים דוברים את שפת המסמך, ואין צורך לתרגמו. בנוסף, הם יודעים איך מסמכי אותה מדינה נראים, ואם דבר מה במסמך נראה לא תקין, חשוד או אפילו מזויף, הם יכולים בקלות לצור קשר עם המוסד אשר הוציא את המסמך על מנת לברר האם המידע בו הוא נכון.

אבל מה עם הפקיד בישראל אשר נדרש להתמודד עם אישור השכלה מיפן? מה עם פקידים באחת ממדינות ארצות הברית, אשר מוצגת בפניהם תעודת נישואין בעברית? האם הם יאלצו לסמוך על התרגום של מציג המסמך, או מתרגם פרטי מטעמו, שיטען שמדובר באישור אמיתי ורשמי? ברור כי יש כאן בעייתיות אמיתית, לכן חייב להיות גורם רשמי הקשור למדינת המוצא אשר יוכל לאשר כי המסמך המקורי הוא רשמי וכי התרגום הוא מדויק.

אימות (לגליזציה קונסולרית) של מסמכים ממדינה זרה

במשך שנים רבות, הכתובת היחידה לתרגום או אישור רשמי כזה הייתה שגרירות או קונסוליה של מדינת המוצא. אבל ככל שההליך הגלובליזציה התקדם, כמות המסמכים הרשמיים שהיה צורך להציג עלתה, והנציגויות פשוט לא עמדו בעומס. משום כך, מדינות רבות חתמו יחדיו על אמנת האג (1961), הידועה גם בשם אמנת האפוסטיל.

באמנה זו, הסכימו המדינות החתומות על האמנה להכיר במסמכים זרים כתקפים במידה ואושרו כיאות בחותם האפוסטיל, אשר יש לו נוסח קבוע בחוק ומונפק על ידי הרשויות המוסמכות לכך בכל מדינה. אמנת האפוסטיל בעצם אפשרה שיטה של אימות מסמכים בינלאומיים לאותן מדינות שחתמו על האמנה.

כיום, לגליזציה של מסמך זר בקונסולית מדינת המוצא, עבור מדינות החברות באמנת האג, היא דבר יוצא דופן. מעבר לכך, מאחר והאישור בקונסוליה הוא אישור קונסולארי, ולא אפוסטיל, נציגי רשויות אשר חסרי השכלה משפטית (או אשר רוצים להקשות על הפונה) יכולים לסרב לקבל מסמכים אשר עברו לגליזציה בקונסוליה או בשגרירות.

תרגום נוטריוני – אימות נוטריון על מסמכים מתורגמים

ישנם שני צעדים לאישור מסמך זר. אישור שהמסמך המקורי הוא רשמי ותקין (חותמת האפוסטיל של משרד החוץ) ואישור שהתרגום של המסמך הוא מדויק. במדינות מסוימות, ניתן להסתפק בתרגום של "מתרגם מוסמך", אשר קיבל אסמכה מטעם גוף מתרגמים רשמי אשר בדק את כישוריו המקצועיים.

בישראל לא קיים גוף כזה, לכן רוב התרגומים של מסמכים זרים לישראל ומישראל מקבלים תוקף באמצעות אישור תרגום נוטריוני. נוטריון הוא עורך דין מנוסה ובעל מוניטין, אשר המדינה מאמינה כי לא ימעל בתפקידו על ידי אישור תרגום שאינו נכון.

ישנם שני סוגי תרגום נוטריוני – אישור נכונות התרגום על ידי הנוטריון (אשר דובר הן את שפת המסמך המקורי והן שפת המסמך המתורגם), ואישור הצהרת המתרגם של המסמך, אשר הופיע בפני הנוטריון, הציג את הכשרתו המקצועית, והתחייב כי המסמך מתורגם בצורה מדויקת. ברוב מדינות העולם אין הבדל מעשי בין שני סוגי התרגום הנוטריוני, וגם בישראל שניהם מקובלים לרוב המטרות – פרט להגשת מסמכים למשרד הפנים, שם הפקידים בדרך כלל אינם מוכנים לקבל אישור הצהרת מתרגם, אלא דורשים תרגום על ידי נוטריון אשר דובר את השפה של המסמכים.

תרגום מסמכים מחו"ל על ידי נוטריון ישראלי שמוגש בתוך ישראל אינו זקוק כמובן לחותמת אפוסטיל (כאמור, מדובר בחותמת עבור מסמכים הנשלחים לחו"ל).

האם תרגום נוטריוני שנשלח לחו"ל חייב לקבל חותמת אפוסטיל של בית משפט השלום?

נחזור למה שכתוב מעלה בנוגע לקשיים וסיבוכים הקשורים לאישור מסמכים מחוץ למדינת המוצא. במידה ונוטריון בישראל מאשר תרגום מסמך לעברית, כל אדם בישראל יכול לפנות ולברר מי הנוטריון, האם הוא מוסמך לאשר תרגומים, והאם דובר את השפות הרלוונטיות.

אבל לפקיד הנמצא באינדונזיה הרחוקה, אין דרך לדעת האם הנוטריון הנמצא בישראל אכן קיים, הרישיון שלו בתוקף, וכדומה. לכן, אישור תרגום נוטריוני אשר נשלח לחו"ל צריך לקבל אפוסטיל בית משפט השלום, המאשר את הימצאות הנוטריון ברשומות. במדינות אחרות, אישור תרגום נוטריוני לרוב יקבל חותמת אפוסטיל מטעם משרד המשפטים, לאו דווקא בבית המשפט.

אפוסטיל של משרד החוץ

כאמור, הנוטריון מאשר שהתרגום הוא נכון או שהוצהר בפניו שהתרגום הוא נכון. אבל אין הוא חייב (ולעתים אינו יכול) לוודא שהמסמך עצמו הוא רשמי, מקורי, "מושלם" ומדויק. זאת עושים בסניף משרד החוץ בירושלים, שם המסמך מקבל חותמת אפוסטיל המאשרת כי מדובר במסמך רשמי של רשות ישראלית.

חשוב להדגיש שבעוד תרגום נוטריוני יכול להתבסס על העתק של המסמך, אפוסטיל של משרד החוץ ניתן לשים רק על גבי מסמך מקורי, אשר נערך ונחתם כיאות וללא טעויות על ידי פקיד של הרשות המנפיקה את המסמך.

האם אפוסטיל חייב לקבל תרגום נוטריוני?

במידה ומסמך זר התקבל מחו"ל עם חותמת אפוסטיל ונדרש תרגום נוטריוני למסמך, על פי רוב תתורגם גם החותמת. מסמך רשמי מישראל עדיף להחתים בחותמת אפוסטיל לפני התרגום ולכלול את החותמת בתרגום המסמך.

חותמת אפוסטיל של משרד החוץ מונפקת בעברית ובאנגלית. במידה והשפה הרשמית של המדינה אליה נשלח המסמך היא אנגלית, אין צורך בתרגום החותמת. במידה ומסמך זר מתקבל ממדינה בה השפה הרשמית היא אנגלית, לעתים אין צורך בתרגום החותמת – אבל אם נדרשתם לתרגם את המסמך, החותמת היא חלק מהתרגום.

האם חייבים שני אפוסטילים על כל מסמך?

במידה ומדובר בתרגום נוטריוני של מסמך רשמי. כאמור מעלה, אפוסטיל משרד החוץ יאשר שהמסמך המקורי הוא אכן מסמך רשמי שהוצא בישראל ולא נעשו בו שינויים, ואפוסטיל בית משפט השלום יאשר שלנוטריון ישנה הסכמות לתרגם את המסמך תרגום נוטריוני.

במידה ומדובר במסמך שאין עליו תרגום נוטריוני – לדוגמא, תעודת לידה ישראלית חדשה, המונפקת כשהטקסט הוא בעברית ובאנגלית – אז יש צורך רק באפוסטיל משרד החוץ.

מה היא עלות האפוסטיל?

עלות אגרת אפוסטיל (נכון לחודש אפריל 2020) הוא 35 ש"ח כולל מע"מ. ניתן לשלם מראש באתר האגרות ולהגיע עם קבלה, או לשלם (אך ורק) בכרטיס אשראי במקום.

בנוסף לעלות אגרת האפוסטיל, יש להתחשב גם בעלויות הנסיעה לירושלים (עבור אישורים של משרד החוץ, משרד החינוך או משרד הדתות) או לבית משפט השלום הקרוב, וזמן ההמתנה בתור.

מה בנוגע למסמכים כגון דרכון או תעודת זהות?

באופן כללי חייבים לשים חותמת אפוסטיל על מסמך מקור ולא העתק. בנוגע למסמכים כגון תעודות לידה, נישואין וכדומה, ניתן תמיד לפנות לרשויות בישראל על מנת לקבל העתק נוסף. העתק זה ייחתם באפוסטיל ויצורף לתרגום נוטריוני. אבל מה בנוגע למסמכים כגון רישיון נהיגה, תעודת זהות או דרכון?

במקרה זה לא ניתן כמובן לקבל העתק נוסף למסמך רק לצרכי תרגום והגשה בחו"ל, לכן ניתן לקבל חתימת נוטריון על העתק התעודה המזהה, אשר מאשר כי הצילום מהווה העתק נאמן למקור של התעודה. חותמת אפוסטיל של בית משפט השלום בישראל אפשר לקבל על גבי אישור הנוטריון הנ"ל.

אימות חתימה במשרד הדתות או במשרד החינוך

כדי שניתן יהיה להחתים בחותמת אפוסטיל אישור לימודים, תעודת מקצוע או תעודת הוראה אשר הונפקו על ידי משרד החינוך, יש להחתים את המסמך בסניף משרד החינוך בירושלים.

לצרכי קבלת אפוסטיל על תעודות נישואין ותעודות אחרות של משרד הדתות, יש לקבל אשרור מיוחד בסניף משרד הדתות.

אימות מסמכים של מדינות זרות בלי לצאת מישראל

מבחינות רבות, במידה וקיבלתם מסמך זר ללא חותמת אפוסטיל ורשויות בישראל דורשות חותמת זו, הכי קל פשוט להוציא את המסמך מחדש במדינת המוצא. אבל אם אין לכם אפשרות לפנות לרשויות במדינה בה הונפק המסמך, ישנן שתי אפשרויות נוספות.

א) ניתן לפנות לקונסוליה של מדינת המוצא לצרכי אימות קונסולארי של המסמכים. ייתכן ותאלצו לחכות עד כמה חודשים עד שיתפנה התור.

ב) למשרדנו ישנה אפשרות לקבלת חותמת אפוסטיל על המסמך הקיים במדינות רבות בעולם המערבי וברית המועצות לשעבר. פנו אלינו לבירור מחירים וזמנים.

מה בנוגע למדינות שלא חתמו על אמנת האפוסטיל?

במידה ומדינות אלו מכירות במדינת ישראל ובחוקיה, משרד החוץ ינפיק על פי רוב חותם אימות מסמכים שאינו אפוסטיל. האם אישור זה יתקבל והאם יהיה צורך באישור יש לברר מול הגוף אשר יקבל את המסמך.

ניתן למצוא רשימה מעודכנת של המדינות החתומות על האמנה באתר הרשמי (באנגלית).

מה בנוגע למסמכים שאינם רשמיים?

מסמכים בין שני צדדים שהם אנשים פרטיים או חברות, על פי רוב אינם דורשים אישור נוטריון או אימות בחותמת אפוסטיל. ניתן לתרגם חוזה או צוואה ללא כל אישור. אך מצד שני, במידה וישנה מחלוקת סביב הכתוב במסמכים אלו, אשר סובבת את שפת התרגום, ייתכן יהיה צורך באישורים אלו לגבי דיוק התרגום.

אז לסיכום, איזה מסמכים צריכים איזה סוג של אישור?

מסמכים מחו"ל שמוצגים בישראל בפני רשויות המדינה נדרשים לקבל אפוסטיל בחו"ל ותרגום נוטריוני בארץ. במידה ותמצאו מתרגם דובר עברית בחו"ל, או שהרשויות בארץ יסכימו לקבל תרגום לאנגלית, ניתן לעשות תרגום נוטריוני בחו"ל, ולדאוג לקבל אפוסטיל על התרגום בנוסף למסמך המקורי.

מסמכים מישראל הנדרשים לשם הצגה בפני רשויות מדינה זרה צריכים לקבל אפוסטיל ממשרד החוץ המאמת את המסמך (על המסמך המקורי, עם כל החתימות או אימותי החתימה הנדרשים כדי לקבל אפוסטיל), תרגום נוטריוני (במידה ואינם באנגלית במקור), ואפוסטיל של בית משפט השלום המאמת את התרגום.

אנו מבקשים מלקוחותינו על פי רוב להעביר את המסמך המקורי למשרדנו בירושלים, על מנת שנוכל לשלוח את המסמך למשרד החוץ, לתרגמו תרגום נוטריוני, ולשלוח את המסמך המתורגם לבית משפט השלום. לאחר שהמסמך תורגם וקיבל את כל החותמות הדרושות, אנו שולחים את המסמך חזרה ללקוח או ישירות לחו"ל, בהתאם לנדרש.

צרו קשר לקבלת הצעת מחיר לתרגום נוטריוני ואפוסטיל

משרדנו בירושלים ובתל אביב מתמחים בתרגום נוטריוני. התקשרו אלינו על מנת לקבל הצעת מחיר לתרגום המסמך לכל שפה וקבלת חותמות האפוסטיל הנדרשות. אנו מזכירים שעלות תרגום נוטריוני בישראל קבועה בחוק, לפי כמות המילים במסמך – צרפו את המסמך הסרוק והערכת כמות מילים משוערת כדי לקבל הצעת מחיר מהירה יותר.

וכמובן, במידה ואתם נתקלים בכל בעיה אחרת בהליך ההגירה או העלייה מישראל ולישראל, נשמח לסייע.