אימות חתימה נוטריוני ואישור מסמכי נוטריון באופן דיגיטלי – עכשיו זה אפשרי!
בשנת 2021 מדינת ישראל נכנסה למאה ה-21 בכל הנוגע לתחום של אימות חתימה נוטריוני ואישור מסמכים על-ידי נוטריון באופן דיגיטלי. במשך שנים רבות, לצורך אימות מסמכים על-ידי נוטריון הייתה חובת התייצבות וחתימה פיזית של לקוחות בפני הנוטריון. ביטול חובת החתימה הפיזית והאפשרות לקבל מסמכים אלקטרוניים בעלי חותמת נוטריוני מהווים מהפכה של ממש. כיצד מתבצע אימות נוטריוני דיגיטלי, ומה זה בעצם אומר מבחינתכם? הסבר מפי עו״ד מיכאל דקר, נוטריון ושותף במשרדנו.
משרד עורכי הדין שלנו, בירושלים ובתל אביב, מעניק ללקוחותיו שירותי נוטריון בישראל ובחו"ל. למשרדנו ניסיון רב במתן שירותי נוטריון הכוללים, בין היתר, אימות נוטריוני (פיזי ודיגיטלי) של מסמכים, תרגום מסמכים רשמיים, אימות מסמכים זרים ושירותי אפוסטיל.
אימות חתימה ואישורים נוטריוניים באופן דיגיטלי – עידן חדש בשירותי הנוטריון בישראל
החותם האדום המוטבע על גבי מסמכים רשמיים אולי מוכר לכם אם אי פעם הזדקקתם לאישור חתימה על מסמכים כגון הסכם ממון, משכנתא, צוואה ומסמכים רשמיים המועברים לחו״ל. עד כה, אישור מסמכים אלה באמצעות נוטריון היה כרוך בביצוע הטבעה פיזית של החותם. החל מפברואר 2021, הוחלט רשמית להכיר בישראל באישור נוטריוני באופן אלקטרוני. הדבר צפוי להקל מאוד על קבלת מסמכים אלה מהנוטריון והעברתם למוסדות ציבוריים בארץ ובחו״ל, כגון רשם הירושה, בתי המשפט, קונסוליות, בנקים וכו׳. מדובר בצעד מהפכני, ולהלן נסביר בהרחבה לגבי האופן בו הוא מתבצע.
מהי עבודת הנוטריון ומדוע לא אושר אימות חתימה אלקטרוני עד כה?
נוטריון הוא עורך דין בעל הסמכה מיוחדת ממשרד המשפטים. הסמכה זו ניתנת לעורכי דין ותיקים ודורשת רמת אמון גבוהה במיוחד מצד הרשויות. היא מאפשרת לנוטריון לבצע אימות ואישור של מסמכים משפטיים. החוק קובע רשימה ארוכה של פעולות אשר נוטריון מוסמך לבצע, לעיתים באופן בלעדי. בכלל זה אישור נכונות העתק של מסמך, אישור נכונות תרגום, אימות הסכמי ממון וכיו״ב. כך גם אימות חתימה על מסמך, הנדרש במקרים שונים לצורך הכרה במסמכים על-ידי רשויות ציבוריות בארץ ובחו״ל.
במשך שנים רבות לא התאפשר ביצוע אימות חתימה נוטריוני ומתן אישורי נוטריון באופן דיגיטלי. אף שמשנת 2001 קיים חוק חתימה אלקטרונית, שהביא לשינויים רבים במגוון תחומים משפטיים, הוחלט שלא להחיל את החוק על חתימה נוטריונית. היו לכך סיבות שונות, אך במידה רבה הדבר נבע משמרנות לגבי תחום העיסוק הנוטריוני. חשוב להבין כי מלאכת האימות של מסמכים רשמיים היא עבודה הדורשת מהימנות גבוהה ביותר. הדבר הקשה על מעבר לחתימה באופן אלקטרוני מבחינה זו.
אימות חתימה מול נוטריון – איך זה עבד עד עכשיו?
אימות חתימה בוצע עד כה על-ידי התייצבות פיזית של לקוחות מול נוטריון והזדהותם בפניו. לאחר מכן, היה צורך בחתימה פיזית של שני הצדדים – הלקוח והנוטריון. בשלב זה היה מתבצע האימות באמצעות הטבעת החותם הנוטריוני. לקוחות נדרשו לקחת מהנוטריון את המסמכים החתומים ולהעבירם לרשות הרלוונטית. הנוטריון, מצידו, נדרש לאחסן העתק של המסמכים בארכיון פיזי השמור במשרדו.
אימות חתימה ואישור נוטריון באופן דיגיטלי – איך זה עובד כעת?
אף שאימות נוטריוני של מסמכים באופן פיזי עדיין אפשרי, כעת נוספה לתקנות הנוטריונים האפשרות לבצע אישור אלקטרוני. הדבר מקל מאוד על התהליך והופך אותו למהיר ויעיל יותר. מעתה, ניתן להנפיק אישורים נוטריוניים של תרגומים ומסמכים רשמיים באופן דיגיטלי, ולהעבירם ללקוח ולרשויות, לעיתים ללא צורך בהגעה פיזית אל הנוטריון.
לצורך אימות חתימה, בשלב זה עדיין נדרשת התייצבות פיזית של הלקוחות לצורך זיהוי. ואולם, לאחר מכן ניתן לבצע את אימות החתימה במספר דרכים. הלקוח יכול לחתום חתימה פיזית שתיסרק. לחלופין, הלקוח יוכל לחתום באופן דיגיטלי, לפי אחת הדרכים המאושרות בחוק חתימה אלקטרונית. בסיום התהליך ניתן יהיה לחתום על המסמכים בחותם אלקטרוני, המחליף עבור האימות הדיגיטלי את החותם הפיזי.
סיכום
האימות הדיגיטלי מהווה שלב ראשון במהפכה הדיגיטלית בתחום האימות הנוטריוני. נראה כי צפויות הקלות נוספות בתחום בעתיד. בינתיים, ניתן כבר עתה ליהנות מתהליך קל ומהיר יותר של אימות מסמכים ללא צורך בהגעה פיזית למשרד הנוטריון לאחר הפגישה הראשונית. הדבר יאפשר העברת מסמכים אלקטרונים ומתן שירות מהיר יותר לציבור הלקוחות.
אימות חתימה דיגיטלי באמצעות נוטריון – צרו קשר
לשאלות נוספות ולכל סיוע בנוגע לשירותי אימות נוטריוני, תוכלו לפנות לנוטריון מוסמך ממשרד עורכי הדין שלנו, בירושלים ובתל אביב. ניתן ליצור עמנו קשר באמצעות מספרי הטלפון או כתובת הדואר האלקטרוני המופיעים מטה. המשרד מעניק מגוון שירותי נוטריון, לרבות אימות חתימה נוטריוני דיגיטלי, אישורי תרגום ושירותי אפוסטיל.
:
:מאמרים מומלצים